Ørland Ballklubb

Instruks for bruk av sosiale media

Instruks for bruk av sosiale media

Versjon 10.des 2017 (Marlow Wold Sletten og Tom Christiansen)

Hensikt

ØBK benytter i 2017 ulike typer sosiale media offisielt. I tillegg benyttes en del sosiale media i tilknytning til foreningsarbeidet av foreldre, trenere og spillere. Hensikten med dette dokumentet er å slå fast hva som er klubbens policy for bruk av ulike offisielle sosiale media, samt å presentere bruksområde for de ulike media.

I 2017 benyttes følgende sosiale media offisielt av Ørland Ballklubb:

  • internett med en felles hjemmeside www.orlandballklubb.com
  • Facebook grupper for fotball og håndball
  • Facebook grupper for lag og trenere.

Internett

ØBK skal ha en hjemmeside hvor hovedstyret og styrene for gruppene fotball og håndball skal oppdatere innenfor sine respektive ansvarsområder og for cup.

Bruksområde for internett er kunngjøring av informasjon som har lang varighet og gyldighet. Informasjon som skal deles på internett er:

  • informasjon vedrørende årsmøte og vedtekter
  • instrukser for klubben, håndballgruppa og fotballgruppa
  • rutinebeskrivelser
  • sportsplaner
  • bestemmelser rundt sponsorer og drakter
  • fordeling av halltid og treningstid
  • styrer og verv
  • beskrive hvordan man kan bli medlem
  • relevante linker til forbund, krets og relevante facebook sider.

Den største utfordringen med en hjemmeside er å holde den oppdatert med relevant informasjon og fjerne informasjon som er utgått eller feil. Det er lett at gamle datoer blir stående for lenge og således bidrar til et inntrykk av lite aktivitet i klubben.

Hjemmesiden skal ikke benyttes av det enkelte lag for administrere trening og kamp. Dette løses gjennom facebookgrupper. 

Internettsidene holdes oppdatert ved at klubben har en informasjonsansvarlig. Styreledere sørger for at tilgang til endring av web-sider og nødvendig opplæring blir gitt i respektive styre.

Se bestemmelser vedrørende bilder under Facebook.

Facebook

Facebook benyttes på to nivå i klubben. Det høyeste nivået er for håndball- og fotballgruppa. Det nederste nivået er for kommunikasjon mellom mellom trener, oppmann og lagsmedlemmer i det enkelte lag. I tillegg kan det opprettes adhoc grupper ved spesielle behov.

Felles for all bruk av facebook er at klubben behøver noen retningslinjer for bruken slik at ØBK kan stå inne for innholdet på de ulike sidene.

Facebook for gruppene i Ørland Ballklubb (høyeste nivå)

Facebook benyttes av håndballgruppa og fotballgruppa til å kunngjøre informasjon med begrenset levetid. Eksempler på slik informasjon er:

  • annonsere for og sørge for påmelding til ulike aktiviteter
  • annonsere resultater som lag har oppnådd
  • kunngjøre kamper på senior nivå
  • kunngjøre kurs

Det er ikke tillatt å benytte disse gruppene til å drive noen form for polarisering mellom håndball og fotball. Representanter for de respektive styrene skal ha rolle som administrator og moderator på siden.

Facebook for lag (laveste nivå)

Dette er et mye brukt verktøy i klubben og har vært det i flere år. Allikevel er det behov for noen retningslinjer.

Følgende gjelder for offisiell bruk av Facebook i regi av ØBK på lagsnivå:

  • Felles navnestruktur for best mulig søk. Alle grupper skal starte med ØBK og deretter håndball eller Fotball. Deretter kommer årsklasse og fødselsår. To eksempler er ØBK Fotball G16 2017 eller ØBK håndball J10 2017.
  • I størst mulig grad skal en side avsluttes eller endre navn før en ny opprettes.
  • I størst mulig grad skal en side følge laget fra sesong til sesong.
  • Så lenge en side har ØBK eller klubbens fulle navn skal en representant fra laget fra enten styret, lag/oppmann eller trenerteam ha en administrator rolle og kunne fungere som moderator. Hvis dette ikke er tilfelle, er siden da ikke en offisiell side for ØBK.
  • Redaktører og moderatorer har følgende ansvar:
    • Påse at informasjon og kommentarer er respektfullt språk iht idrettens verdier
    • Påse at ingen henges ut, eller mobbes på annen måte
    • Påse at ikke noe usømmelig legges ut
    • Påse at objekt som skal taes bilde av samtykker til dette FØR bildetaking
    • Påse at bilder som legges ut er iht samtykke fra motivet og foreldre. Aldersgrensen er 15 år så fremt ansiktet er identifiserbart. Samtykket må ikke iht loven være skriftlig.
    • Samtykke kreves også for lukkede grupper som facebook
  • www.idrettsforbundet.no/tema/retningslinjer/retningslinjer-for-publisering-av-bilder-og-film-av-barn/
  • www.idrettsforbundet.no/globalassets/idrett/idrettsforbundet/retningslinjer/samtykkeerklaring-publisering-bilde-og-film-av-barn.pdf

Adhoc grupper

Det kan også opprettes ad hoc grupper på Facebook for årlige arrangementer. For eksempel ØBK Fotball Storsjø 2017.

Andre adhoc grupper som kan benyttes er sosial media som Instagram, Snapchat osv. Dette er ikke sosiale media som klubben ønsker å utvikle foreløpig.

Mailkonto

Ørland Ballklubb benytter følgende mailkontoer:

 

Kontonavn:

Bruksområde:

Merknad:

faktura@orlandballklubb.com 

Opprettet for bruk ifm klubbadmin og innkreving av medlemsavgift og treningsavgift..

Benyttes av de som forestår innkreving medlemsavgift og treningsavgift.

fotball@orlandballklubb.com

Videresendes til alle i fotballstyret.

 

fotballcup@orlandballklubb.com

Nyttes ifm kommunikasjon med eksterne lag ifm fotballcupen.

 

Videresendes til cupansvarlige

handball@orlandballklubb.com

Videresendes til alle i håndballstyret.

Krever brukernavn og passord

handballcup@orlandballklubb.com

Nyttes ifm kommunikasjon med eksterne lag ifm håndballcupen

Krever brukernavn og passord

webmaster@orlandballklubb.com

Nyttes ifm admin av hjemmesiden.

Leses av internettansvarlig

Oerland.ballklubb@gmail.com

Nyttes av de tre styrene

Krever brukernavn og passord. Følges opp av de tre styrelederne

 

Apper

Det er flere apper som er på markedet som er relevante for idrettslag. Spond er en av disse. Skolene har nå benyttet transponder en periode og har stort sett gode erfaringer med det. I 2018 vurderer ØBK om app er et relevant verktøy for klubbdrift. Det sees på en totalløsning som er godt integrert mot klubbens bruk av dataverktøy og registre.

 

©2018 Spoortz AS (tidligere 123klubb) leverer totalverktøy for effektiv klubbdrift